STATUTEN VAN DE

GEMEENTELIJKE RAAD VOOR ONTWIKKELINGSSAMENWERKING

Beleidsnota ontwikkelingssamenwerking
Maak kennis met de GROS
Samenstelling

HOOFDSTUK I - Inleiding

Artikel 1
De gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking Affligem, afgekort als GROS, is een gemeentelijke adviesraad voor ontwikkelingssamenwerking en derdewereldproblematiek.

HOOFDSTUK II - Doelstellingen

2.1. Visie

Artikel 2
De GROS heeft als doel:
Het gemeentebestuur (gemeente én OCMW) te adviseren inzake ontwikkelingssamenwerking, d.w.z.

steunen bij de beleidsvoorbereidingen;
helpen bij de uitvoering en bekendmaking van dit beleid.

2.2.Taakomschrijving

Artikel 3
De taken in artikel 2 kunnen als volgt gespecificeerd worden;

permanent bewustmakingsbeleid voeren naar:
- overheid;
- scholen;
- jeugdwerk;
- bevolking;
- leden van de GROS;

initiatieven inrichten, stimuleren en ondersteunen van plaatselijke en grenzenoverschrijdende initiatieven rond de Derde Wereld;
adviseren van het college van burgemeester en schepenen; de gemeenteraad en het OCMW;
informatie geven en inspraak verlenen aan de organisaties en bevolking op dit gebied;
coördinatie en overleg stimuleren tussen de verschillende plaatselijke actoren op het gebied van derdewereldproblematiek.

HOOFDSTUK III - Samenstelling en bevoegdheden

3.1. Algemeen

Artikel 4
De GROS bestaat uit een algemene vergadering, waarbinnen een voorzitter, een ondervoorzitter, een penningmeester en een secretaris worden aangeduid volgens de procedure vermeld in deze statuten.
De algemene vergadering kan beslissen om een dagelijks bestuur op te richten.

3.2. Algemene Vergadering

Artikel 5
De algemene vergadering is samengesteld uit:

Leden met stemrecht:
- onafhankelijke personen die zich bezig houden met ontwikkelingssamenwerking kunnen, op hun verzoek, lid worden van de GROS volgens de procedure zoals vermeld in artikel 6;
- elke vereniging die zich in Affligem bezighoudt met ontwikkelingssamenwerking kan 1 of meerdere vertegenwoordigers afvaardigen in de GROS. Bij de stemming heeft elke vereniging slechts 1 stem.
Leden met raadgevende stem:
- twee afgevaardigden van de sociale dienst van het OCMW Affligem;
- de gemeenteraadsleden, de schepenen en de personen die op de vergadering worden uitgenodigd omwille van hun specifieke kennis of bekwaamheden;
- de schepen voor ontwikkelingssamenwerking of een vervanger aan te duiden door het college van burgemeester en schepenen;
- afgevaardigde van het OCMW aan te duiden door de OCMW-raad

Om in de algemene vergadering afgevaardigd te worden met stemrecht, moet men voldoen aan de volgende voorwaarden:

zich akkoord verklaren met de visie en de doelstellingen van de GROS;
indien men aangesteld wordt als vertegenwoordiger van een organisatie, dient men lid te zijn van deze organisatie en moet de organisatie zijn werkingsgebied in Affligem hebben of moet een vertegenwoordiger van deze organisatie in Affligem wonen;
onafhankelijke personen dienen op het grondgebied van Affligem te wonen.

Voor de leden met raadgevende stem gelden géén specifieke voorwaarden.

Artikel 6
Verwerving van het lidmaatschap:

het lidmaatschap van een organisatie of van een onafhankelijke persoon die zich bezighoudt met ontwikkelingssamenwerking (zich akkoord verklaren met de doelstellingen en zich daadwerkelijk engageren in de GROS), kan verkregen worden bij de oprichting van de GROS na schriftelijke aanvraag bij het schepencollege.
na de oprichting kan men lid worden door een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de voorzitter van de GROS.
De voorzitter legt de kandidatuur voor op de eerst volgende algemene vergadering, waardoor men automatisch lid wordt als aan de voorwaarden tot lidmaatschap wordt voldaan.

Artikel 7
Verlies van het lidmaatschap:
Het lidmaatschap vervalt, door niet meer te voldoen aan één van de voorwaarden om afgevaardigd te worden in de GROS (zie artikel 5) of door het indienen van het ontslag bij de voorzitter. De voorzitter brengt de algemene vergadering hiervan op de hoogte.

Artikel 8
De algemene vergadering komt minstens 4 keer per jaar samen, alsook telkens wanneer de voorzitter of éénderde van het aantal stemgerechtigde leden hierom verzoekt.
Ieder lid kan een punt op de agenda laten plaatsen.

Artikel 9
De bevoegdheden van de algemene vergadering:

het formuleren van algemene adviezen aan de gemeente in verband met ontwikkelingssamenwerkingsbeleid;
het adviseren van het gemeentebestuur bij de opmaak van een subsidiereglement inzake de ondersteuning van projecten en verenigingen inzake ontwikkelingssamenwerking;
het kiezen van projecten binnen het kader van de subsidiereglementering;
het aanvaarden en uitsluiten van nieuwe plaatselijke verenigingen en nieuwe vrijwilligers in de raad;
het uitbouwen van de samenwerking en het ondersteunen van plaatselijke verenigingen;
het leggen van contacten met andere gemeentelijke adviesraden;
et wijzigen van de statuten;
de goedkeuring van de rekeningen en het jaarverslag.

3.3. Dagelijks Bestuur

Artikel 10
De algemene vergadering kan beslissen om een dagelijks bestuur op te richten.
Indien zij daartoe overgaat, kiest zij uit haar stemgerechtigde leden:

een voorzitter;
een ondervoorzitter;
maximum 4 bestuursleden (naast de drie hierboven vermelde functies).

Per vereniging kan slechts 1 persoon afgevaardigd worden in het dagelijks bestuur.
De verkozen leden worden aangevuld met 1 OCMW-ambtenaar die de taak van secretaris op zich neemt en de schepen voor ontwikkelingssamenwerking (met raadgevende stem).
Indien één lid of meerdere leden van het dagelijks bestuur ontslag neemt uit het dagelijks bestuur wordt op de eerstvolgende algemene vergadering het mandaat opengesteld en wordt een nieuw bestuurslid verkozen.
De leden van het dagelijks bestuur kunnen bij 2/3 meerderheid van de aanwezige stemgerechtigden van de algemene vergadering ontslagen worden.

Artikel 11
Taken van het dagelijks bestuur:

het dagelijks bestuur vergadert minstens 6 maal per jaar en is bevoegd om het dagelijks beheer van de GROS te voeren;
het dagelijks bestuur voert de beslissingen van de algemene vergadering uit, neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en zorgt ervoor dat daaraan het nodige gevolg gegeven wordt;
indien gewenst kan het dagelijks bestuur een werkgroep oprichten, belast met de voorbereiding van een bepaalde materie. Deze werkgroep wordt samengesteld uit geïnteresseerde leden van de GROS en eventueel bijgestaan door deskundigen;
het dagelijks bestuur is altijd verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering.

3.4. Voorzitter, penningmeester en secretaris

Artikel 12
Onder de leden van de GROS wordt een voorzitter, een ondervoorzitter, een penningmeester en een secretaris verkozen. Zij worden verkozen volgens de procedure beschreven in de artikelen 16, 17 en 18 en de duur van hun mandaat valt samen met dat van de GROS.

Artikel 13 - voorzitter en ondervoorzitter
De voorzitter moet woonachtig zijn te Affligem
Taken van de voorzitter:

de voorzitter vertegenwoordigt de GROS ten overstaan van het gemeentebestuur en fungeert als contactpersoon tussen de overheid en de GROS;
- de voorzitter (desgevallend i.s.m. het dagelijks bestuur):
- stelt de agenda van de vergaderingen van de GROS op;
- roept de vergaderingen van de GROS bijeen en leidt deze;
- vertegenwoordigt de GROS, tenzij daar anders over beslist wordt;
- voert de in de GROS gemaakte afspraken uit.
de voorzitter stuurt de uitnodigingen voor de vergaderingen, minstens 7 kalenderdagen voor de vergadering, naar alle leden. Hij vermeldt hierbij plaats, datum en uur van de vergadering alsook de agenda

Als de voorzitter om de een of andere reden verhinderd is, wordt hij tijdelijk vervangen door de ondervoorzitter; als deze laatste verhinderd is, neemt het jongste lid – in leeftijd - van de algemene vergadering of van het dagelijks bestuur indien dit werd opgericht, het voorzitterschap waar.

Artikel 14 - penningmeesterTaken van de penningmeester:

de penningmeester oefent het financieel beheer uit van de GROS;
naar aanleiding van het jaarverslag brengt de penningmeester jaarlijks verslag uit over het financieel beheer aan het dagelijks bestuur (indien dit werd opgericht) en de algemene vergadering.

Artikel 15 - secretaris.
Taken van de secretaris:

de secretaris zorgt voor het opstellen van de verslagen van de vergaderingen;
de secretaris ondertekent samen met de voorzitter alle briefwisseling die uitgaat van de GROS;
alle verslagen van de algemene vergadering worden door de secretaris doorgezonden aan de leden van de GROS, het schepencollege en het vast bureau;
de verslagen van het dagelijks bestuur worden verstuurd naar de leden van de raad van het dagelijks bestuur.

HOOFDSTUK IV - stemming en duur van het mandaat

4.1. Stemming

Artikel 16
De GROS streeft ernaar zijn beslissingen te nemen bij eensgezindheid. Enkel indien deze eensgezindheid niet kan worden bereikt en nadat het overleg alle kans heeft gekregen, wordt overgegaan tot een stemming. Na een stemming is het meerderheidsstandpunt geldig, de minderheidsstandpunten worden echter ook in het verslag opgenomen.

Artikel 17
Stemming gebeurt bij gewone meerderheid, dit wil zeggen de helft plus één van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Artikel 18
Om geldig te kunnen vergaderen moet 1/2 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Ieder lid beschikt over één stem vanaf de toetreding. Dit stemrecht vervalt na drie afwezigheden zonder verwittiging.

Artikel 19
In afwijking van artikel 17 is voor de wijziging van de statuten een 2/3 meerderheid van de aanwezige stemgerechtigden vereist.
De voorgestelde wijziging moet vooraf op de agenda van de vergadering aangekondigd worden. Wijzigingen aan de statuten van de GROS kunnen slechts uitwerking hebben nadat ze door de gemeenteraad zijn goedgekeurd.

Artikel 20
De regels over stemming in de artikelen 16, 17 en 18 gelden zowel voor de algemene vergadering als voor het dagelijks bestuur, indien dit werd opgericht.

4.2. Duur van het mandaat

Artikel 21
De duur van het mandaat van de stemgerechtigde leden van de GROS valt samen met de legislatuur van het gemeentebestuur.
Het mandaat van de stemgerechtigde leden van de eerste GROS gaat in vanaf de oprichtingsvergadering en loopt verder tot het einde van de legislatuur.

HOOFDSTUK IV - SLOTBEPALINGEN

Artikel 22
Alle werking- en administratiekosten zijn ten laste van de GROS. Hiervoor wordt een budget op de begroting van het gemeentebestuur voorzien.

Artikel 23
Het contactadres en het correspondentieadres van de GROS is:
OCMW Affligem
GROS
t.a.v. mevrouw Karlijn Timmermans
Driesstraat 11d
1790 Affligem