Affligem-Politiek : Adviesraden, bestuursraden en commissies : Commissies : Gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO)

GEMEENTELIJKE COMMISSIE VOOR RUIMTELIJKE ORDENING (GECORO) Samenstelling Huishoudelijk reglement

Adviescomité ereburger Jaarmarktcommissie

Huishoudelijk reglement

Artikel 1
Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO) van de gemeente Affligem.
De commissie neemt haar huishoudelijk reglement met éénparigheid van stemmen aan. Het kan ook slechts met ¾ meerderheid gewijzigd worden. (art 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening).
Dit reglement en zijn wijzigingen worden ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. (art 9 § 6 van het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening)

Artikel 2 - Doel en belang van de GECORO
De GECORO is een adviesraad die het gemeentelijke beleid inzake ruimtelijke ordening (in zijn ruime betekenis) ondersteunt en inhoud geeft. De adviesverlening door de GECORO is enerzijds verankerd in het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening (en de latere wijzigingen) door deel uit te maken van procedures, anderzijds kan de GECORO op eigen initiatief adviezen verlenen over ruimtelijke vraagstukken binnen de gemeente (zie artikel 3 Taken van de GECORO).

Artikel 3 - Taken van de GECORO

• Opmaak gemeentelijk ruimtelijk structuurplan
  De GECORO is een gesprekspartner van bij de aanvang van de opmaak van het structuurplan. De GECORO brengt advies uit aan de gemeenteraad voorafgaand aan de voorlopige vaststelling van het ontwerp. De GECORO bundelt en coördineert alle adviezen, bezwaren en opmerkingen van het openbaar onderzoek over het onderwerp en brengt hierover advies uit bij de gemeenteraad.
• Opmaak gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP)
  De GECORO is ook bij de opmaak van een RUP gesprekspartner en wordt best betrokken in het volledige ontwerpproces. De GECORO bundelt en coördineert alle adviezen, bezwaren en opmerkingen van het openbaar onderzoek over het ontwerp en brengt hierover advies uit bij de gemeenteraad. Zolang de gemeente niet beschikt over een goedgekeurd gemeentelijk ruimtelijk structuurplan, worden geen RUP’s maar bijzondere plannen van aanleg (BPA) opgemaakt. De GECORO geeft over een ontwerp BPA eveneens advies.
• Opmaak stedenbouwkundige verordeningen of verkavelingverordeningen
  De GECORO geeft advies aan de gemeenteraad over ontwerp van stedenbouwkundige verordening of verkavelingverordening..
• Gemeentelijk jaarprogramma
  De GECORO geeft advies over het gemeentelijk jaarprogramma voor ruimtelijke ordening.
• Stedenbouwkundige vergunning of verkavelingvergunningen
  De Vlaamse Regering bepaalt in een uitvoeringsbesluit welke aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingvergunning voor advies aan de GECORO dienen voorgelegd te worden. Het college van burgemeester en schepenen of de stedenbouwkundige ambtenaar kan de GECORO verzoeken een advies uit te brengen over een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingvergunning.
• Eigen initiatief
  De GECORO kan op eigen initiatief participeren aan het ruimtelijk beleid door adviezen te formuleren, informatie uit te wisselen, de aanzet te geven voor de opmaak van verordeningen, reglementen,…

Artikel 4 - Secretariaat
Het secretariaat van de GECORO wordt waargenomen door mevrouw Krista Geeroms, Bellestraat 99, 1790 Affligem, telefoon: 053/64.72.22, fax: 053/680.480, e-mail: krista.geeroms@affligem.be.

Artikel 5 - Leden van de GECORO
De effectieve leden, plaatsvervangers, voorzitter en vaste secretaris van de GECORO worden benoemd door de gemeenteraad.
De ondervoorzitter wordt bij gewone meerderheid van de effectieve leden, verkozen uit de effectieve leden.
Indien de vaste secretaris afwezig is, dan wordt deze vervangen door de, door de gemeenteraad, aangeduide plaatsvervanger.
De leden van de GECORO worden benoemd voor 6 jaar. Hun benoeming is hernieuwbaar. Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de benoeming van een nieuwe commissie. De nieuwe commissie treedt eerst aan nadat de Vlaamse Regering de benoeming van de leden ervan heeft goedgekeurd. De oude commissie blijft zolang aan. (art 9 § 4 van het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening)
Ingeval een effectief lid, plaatsvervanger, voorzitter of vaste secretaris voortijdig het mandaat stopzet, wordt dit zonder verwijl schriftelijk meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen, Bellestraat 99, 1790 Affligem. De gemeenteraad benoemt een nieuw effectief lid, plaatsvervanger, voorzitter of vaste secretaris.
Het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. (art 9 § 4 van het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening)
Ingeval de ondervoorzitter voortijdig zijn mandaat stopzet, wordt dit schriftelijk meegedeeld aan het secretariaat van de GECORO en wordt bij gewone meerderheid van de effectieve leden een nieuwe ondervoorzitter verkozen uit de effectieve leden.

Onverenigbaarheden

• Het lidmaatschap van de GECORO is niet verenigbaar met het lidmaatschap van adviescommissies inzake ruimtelijke ordening op de andere bestuurlijke niveaus. (art 9 § 10 van het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening)
• Leden van de gemeenteraad of het schepencollege kunnen geen lid van de adviescommissie zijn. (art 9 § 3 van het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening)

Artikel 6 - Wijze van agenderen
Agendapunten worden aangebracht door de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de stedenbouwkundige ambtenaar of een lid van de GECORO.
De agendapunten worden via mail, fax of schriftelijk ingediend op het secretariaat van de GECORO. De ingediende agendapunten worden behandeld op de eerstvolgende vergadering van de GECORO. Ingeval teveel agendapunten ingediend worden om te behandelen in één zitting van de GECORO, bepaalt de voorzitter welke agendapunten verschoven worden naar de volgende zitting.
Alle agendapunten worden vermeld op de uitnodiging voor de GECORO.
Agendapunten die niet vermeld zijn op de uitnodiging maar bij hoogdringendheid dienen behandeld te worden, worden door de voorzitter bij het begin van de vergadering van de GECORO meegedeeld. Deze punten kunnen enkel behandeld worden indien minstens een gewone meerderheid hiermee instemt.

Artikel 7 - Wijze van uitnodigen
De GECORO vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter. Ze vergadert minstens tweemaal per jaar. (art 5 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening)
Op de uitnodiging wordt minstens vermeld: datum, uur en plaats van de vergadering en de agendapunten.
De uitnodiging kan per post, per fax of mail (met leesbevestiging)(mits toestemming van het betreffende lid) verstuurd worden en dient minstens 10 kalenderdagen voor de datum van de vergadering verstuurd te worden.
Er wordt een uitnodiging verstuurd naar alle leden, plaatsvervangers, een vertegenwoordiger van elke politieke fractie en in voorkomend geval naar een externe deskundige die gevraagd wordt een bepaald onderwerp toe te lichten.
10 kalenderdagen voor het versturen van de uitnodiging verkort worden. In dit geval kan enkel en alleen het bij hoogdringendheid te behandelen punt geagendeerd worden.

Artikel 8 - Aanwezigheid
De GECORO kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de GECORO op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsheeft. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist. (art 6 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening) Er dienen dus minstens 7 leden of hun respectievelijke plaatsvervangers (inclusief de voorzitter of ondervoorzitter indien de voorzitter verhinderd is) aanwezig te zijn om geldig te kunnen vergaderen.
Een effectief lid dat niet aanwezig kan zijn op een vergadering van de GECORO verwittigt op eigen initiatief het secretariaat en zijn plaatsvervanger via post, fax, mail of telefonisch.
Leden die niet tijdens de volledige duur van de vergadering van de GECORO aanwezig (kunnen) zijn, verwittigen het secretariaat. De aanwezige leden beslissen bij meerderheid of dit lid als aanwezig beschouwd wordt of niet (met andere woorden of de presentiegelden toegekend worden).
Elk lid van de GECORO dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte. (art 5 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening)
Er worden presentiegelden toegekend volgens de modaliteiten van het besluit van de gemeenteraad dd. ……. Enkel de stemgerechtigde aanwezigen die de aanwezigheidslijst ondertekend hebben en de secretaris hebben recht op het presentiegeld.

Artikel 9 - Openbaarheid van de GECORO en ordehandhaving
De vergadering van de GECORO gebeurt in besloten zitting.
De vertegenwoordiger van een politieke fractie, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, mag aanwezig zijn bij de toelichtingen en de besprekingen, maar niet bij de beraadslagingen en de stemmingen van de GECORO.
Het lid dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen. (art 9 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening)
De stemming over een agendapunt gebeurt altijd geheim via een stemformulier (zie artikel 11 Stemming).
De voorzitter staat in voor de ordehandhaving tijdens de vergadering van de GECORO. De aanwezigen die ofwel de orde verstoren ofwel de vergadering onnodig vertragen door het aanbrengen van irrelevante onderwerpen, worden door de voorzitter ter orde geroepen of verzocht de zaal te verlaten. Ingeval de voorzitter er niet in slaagt de orde te handhaven kan hij autonoom beslissen tot schorsing of sluiting van de vergadering. Elke tussenkomst van de voorzitter inzake ordehandhaving wordt vermeld in het verslag.

Artikel 10 - Informatie – inkijken van de dossiers
Alle relevante informatie bij de te behandelen onderwerpen kan ingekeken worden op het secretariaat tijdens de openingsuren voor het publiek of op afspraak. Vanaf één uur voor de aanvang van de vergadering van de GECORO kunnen alle documenten eveneens ingekeken worden in het lokaal waar de vergadering zal plaatsvinden. Deze documenten dienen ook aanwezig te zijn tijdens de vergadering.

Artikel 11 - Stemming
Elke stemming van de GECORO is geheim en gebeurt via een stemformulier.
Bij elke stemming wordt het systeem van gewone meerderheid toegepast. Dit betekent dat het standpunt, ingenomen door de helft plus één van de aanwezige stemgerechtigde leden of plaatsvervangers, het aangenomen standpunt is
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
De vaste secretaris is niet stemgerechtigd.

Artikel 12 - Wijze van notuleren – verslaggeving
De vaste secretaris maakt het verslag op van elke GECORO bijeenkomst. In het verslag worden minstens vermeld: datum, uur en plaats van de vergadering, de aanwezigen, alle besproken agendapunten, alle relevante opmerkingen die gemaakt werden met betrekking tot een agendapunt, de adviezen en de uitslagen van de stemmingen.
De verslagen worden overgemaakt aan alle leden en plaatsvervangers van de GECORO en aan de politieke fracties binnen een termijn van 15 dagen na de betreffende vergadering.
Elk verslag dient goedgekeurd te worden op een volgende vergadering van de GECORO.
Alle goedgekeurde verslagen worden bewaard op het secretariaat en kunnen door éénieder daar ingekeken worden.

Artikel 13 - Wijze van formuleren van de adviezen (met inbegrip van minderheidsstandpunten)
De vaste secretaris maakt de adviezen op. In het advies worden minstens vermeld: datum, uur en plaats van de vergadering, het advies van de GECORO en de minderheidsstandpunten. Alle adviezen worden overgemaakt aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en/of de stedenbouwkundige ambtenaar, evenals aan alle leden en plaatsvervangers van de GECORO.

Artikel 14 - Externe deskundigen
De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. (art 8 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening)
In acht genomen de wetgeving en de reglementering met betrekking tot de overheidsopdrachten en binnen de perken van de werkingsmiddelen, sluit de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen de contracten met externe deskundigen voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken. (art 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening).

Artikel 15 - Oprichting en werking van interne werkgroepen
Indien nodig kunnen interne werkgroepen opgericht worden. Hierover dient door de GECORO beslist te worden door middel van een stemming bij gewone meerderheid.
Het huishoudelijk reglement van een interne werkgroep wordt voor elke werkgroep opgesteld. Dit reglement dient goedgekeurd te worden door de GECORO.

Artikel 16 - Werkingsmiddelen
De gemeenteraad stelt werkingsmiddelen ter beschikking van de GECORO. Van deze werkingsmiddelen worden alle presentiegelden van de leden, onkosten, kosten door en voor de leden van de GECORO, externe deskundigen, … betaald.
De bepalingen van de wet op de overheidsopdrachten zijn van toepassing.
De secretaris van de GECORO houdt de stand van de werkingsmiddelen bij. Eenmaal per jaar brengt de voorzitter verslag uit over de werkingsmiddelen aan de GECORO en het college van burgemeester en schepenen.